documentazione interna preposto

Redazione della documentazione interna all'azienda per il preposto

Il ruolo del preposto è quello di svolgere tutta quella serie di compiti assegnai dallo Statuto, in osservazione alla massima diligenza professionale. Le funzioni principali di un preposto solo quelle di:

  • stabilire le procedure amministrative e contabili;
  • amministrare il bilancio;
  • applicare le procedure di riferimento;
  • provvedere alla redazione della documentazione interna all’azienda come previsto dal regolamento CE n. 1606 del 2002 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 19 luglio 2002;

Congiuntamente con il preposto, anche l’Organo Amministrativo delegato si occuperà delle mansioni del primo. In caso di opinioni opposte, sono rese attestazioni separate, ed il preposto provvederà a fornire un’informativa appositamente relazionata da somministrare al Consiglio di Amministrazione e al Collegio Sindacale. Quest’ultimi provvederanno anche alla verifica dell’esercizio del ruolo del Preposto e che non commenta azioni al di fuori della propria competenza.

Le procedure amministrativo-contabili

Tra le varie mansioni che riguardano tale ruolo, uno dei compiti principali è quello di vigilare qualitativamente e quantitativamente sui processi di formazione del bilancio, sia di esercizio che consolidato, e sulla predisposizione delle documentazioni.
Le procedure stabiliti dal Preposto devono essere approvate e devono descrivere delle attività di controllo per le corrette modalità di acquisizione, conservazione e trasferimento delle informazioni amministrative e contabili.
Tutti gli eventi che possono causare impatti di qualsiasi genere, mancanze o anomalie devono essere verificati dal preposto che potrà richiedere il controllo e la modifica dei processi ai responsabili aziendali.

Ulteriore ruolo per i preposti aziendali è quello di fare riferimento al Consiglio di Amministratore semestralmente, illustrando la situazione attuale per l’approvazione del bilancio, e all’Amministratore Delegato, su base continuativa. Tali organi possono richiedere al preposto di riportare specifici fatti, accadimenti o argomenti di rilievo, e viceversa.
Tra gli adempimenti al suo carico vi è la richiesta di diligenza per la natura dell’incarico e dell’attività esercitata, con obbligo di riservatezza sulle informazioni interne e sulle documentazioni dell’azienda.

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